外包或离岸外包可以为会计企业带来巨大的好处。但是，滨海新区麦克企业如果在寻找和组建离岸或外包团队时没有考虑周全，这种策略可能会适得其反。以下是五个常见失误。

在劳动力市场紧张和对专业技能需求旺盛的情况下，离岸外包和外包似乎是一种快速解决办法。

然而，急于求成却会造成严重问题。

会计实务咨询公司 Smithink 的创始董事大卫·史密斯（David Smith）说：“你总是会遇到一些不具备技能、培训经历或没有正确的网络安全设置的人。”

以下是如何避免五种常见失误的方法。

1、道德因素的考虑

外包，尤其是离岸外包，存在道德风险。罗斯·伊凯（Rose Hiquet）和吴·文勇（Won-Yong Oh） 指出了三个主要问题： “恶劣的工作条件、童工和环境污染”。

在外包或离岸外包计划中防范这三种风险，与在所有供应链中降低风险的做法相似，但距离遥远和不同司法管辖区对工人的保护不同会使情况变得复杂。

对可能的供应商进行调查，确保他们以合乎道德的方式对待员工和支付工资，并认同贵公司的价值观和企业社会责任。

这并不是一个新问题—各行各业都面临这个问题，而离岸制造的大型企业尤其需要解决这个问题。

十多年前，通用电气前高级副总裁本·海因曼（Ben W Heineman）在《哈佛商业评论》上撰文，主张采取 “确保海外使用得当的工作条件政策，包括自己的工厂和第三方供应商的工厂”。

这些政策应记录在案，并成为采购程序的一部分。公司还应制定书面政策，确保其海外合作伙伴遵守这些政策，并记录和报告是否遵守这些规则。

澳大利亚会计职业与道德准则委员会在2023年第修订了《外包指南》。

公共会计师协会（简称IPA）作为澳大利亚会计职业与道德准则委员会（简称APESB）会员，为委员会更新《外包服务指南30》做出了贡献，该指南涵盖了会计师在执业、风险管理、协议等方面的责任。它还包括外包服务的实例。

2、快速决定

史密斯说：“在确定供应商是否适合你之前，需要对供应商进行大量的尽职调查。”

他建议在这一阶段投入大量资金。

他说：“如果你真的认真对待，就应该花钱飞过去拜访供应商，以确切了解他们是如何建立的，是如何照顾员工的，以及如何运作双方的关系。

关于双方关系以及流程如何运作的问题取决于会计企业的独特需求。史密斯建议从以下三个方面入手：

在一年中的某些时期，外包供应商能否帮助扩大或缩小规模？如果外包或离岸团队成员生病或无法工作，他们能否提供替代人员？除了会计企业提供的培训外，他们还为员工提供多少培训？

他还鼓励进行推荐信调查，询问供应商一些其他客户的名称，并与他们谈论他们的经历。

“这是今后实践中非常重要的一部分。如果你打算与之合作，那么这项投资就非常重要。”

3、技术与安全

草率的外包或离岸外包可能会危及客户的数据安全。

“你必须彻底检查外包供应商技术方面的能力，”史密斯说。

“这与网络安全和数据隐私有关。你确实需要确保，在可能的情况下，供应商正在尽一切可能保护数据。"

史密斯分享了一个他很关注的例子：员工在家工作的离岸供应商。在混合模式或在家办公模式下，管理敏感客户数据需要严格的流程和对这些流程合规性的密切监控。

外包，特别是外包给境外供应商，增加了合规监控的复杂性。

“因为我不知道有没有其他人在家里。有人能走进来给包含客户数据的屏幕拍照吗？”史密斯说，“大多数高质量的供应商都有保护数据的安全措施。”

4、了解外包模式

史密斯说，会计有三种基本的外包或离岸外包模式。

在最 "随意 "的一端，会计企业将工作发送给外包企业，工作通常由一个不知名的人完成。会计企业为每次完成的工作付费，这就是双方关系的范围。这种模式一般用于一般工作，如自管养老金（简称SMSF）管理。

会计企业有专门的境外劳动力，由离岸外包实体雇用。例如，企业决定需要两名全职人员，供应商就帮助招聘这些人员。经过面试之后，这些人由离岸实体雇用，但专门为会计师事务所工作。他们接受培训，按照会计师事务所的流程工作。

会计企业通过建立离岸中心或外包“后台 ”功能来实现全面发展。这包括负责办公场所、用工设置、技术、用工协议等。

史密斯说：“首先，要知道哪种模式适合你。”

他认为，对于大多数希望确保稳定的服务和质量水平并兼顾持续扩大规模的会计企业来说，正确的模式可能是第二种。

5、整合额外资源

史密斯列举了一个常见的错误：假设外包人员或外包团队将相对独立地完成工作，并认为这就是外包或使用离岸团队的目的。

这是灾难的根源。

“你需要在办公室里有一个人，他基本上就是离岸外包团队的经理。如果没有这个人，就无法开展工作。”史密斯说，“你在澳大利亚如何安排自己与离岸外包团队合作，并确保他们忙而不乱？但如果他们无事可做，他们可不会拿起电话说自己无事可做。”

一旦确定了提供商，进行了尽职调查，进行了面试，外包人员或团队已经入职并接受了培训，就应让他们成为团队中的正式成员。

史密斯说：“做得好的企业每年都会让他们的海外员工飞到澳大利亚，让他们了解澳大利亚的同事，接受一些培训，让他们感到自己是企业的一部分。”

“至少要定期召开视频会议，让他们参与到你的团队中来。”

外包或离岸外包值得吗？

外包和离岸外包在经济上往往是明智的选择，尤其是在人才难以吸引和留住的环境下。但这需要投资、规划和适当的期望值转变。

“这是一个重大的战略决策。你必须同意投入时间和精力，而且有可能在未来 18 个月都看不到回报，”史密斯说。

“说到底，这往往还是一件明智的事。”

原载自公共会计师协会数字资讯平台2024年2月22日文章，IPA数字资讯平台中心：Outsourcingand offshoring: What not to do - Public Accountants